Pewnie wielu z nas czasami wzdycha, że doba ma tylko 24 godziny a tyle rzeczy mamy do zrobienia. I ciągle zastanawia­my się jak z tym wszystkim zdążyć.

Dzisiaj chciałbym podzielić się prze­myśleniami po szkoleniu „Zarządzanie czasem”, w którym miałem możliwość uczestniczyć w ramach projektu Kapitał Ludzki współfinansowanego przez Eu­ropejski Fundusz Społeczny.

Myślę, że wielu z was zna kawał o robotnikach pracujących na budowie. Pewnego dnia ktoś przyszedł na budo­wę i patrzy a tam robotnicy biegają z taczkami tam i powrotem. Ale co dziwne biegają z pustymi taczkami, bo nic do nich nie ładują. Pyta się człowiek jednego z tych robotników co tu się dzieje, a on mówi „Panie, mamy taki zasuw, że nawet nie ma czasu załado­wać”.

Myślę, że wielu z nas czasami ma tak wiele spraw pilnych, które ich zda­niem koniecznie muszą z robić, że nie ma czasu zastanowić się po co to robi, do czego to prowadzi i czy rzeczywiście czemuś to służy.

Tutaj pomocna okazuje się zasada Eisenhowera. Dzielił on wszystkie dzia­łania na cztery kategorie:

· ważne i pilne,

· pilne

· ważne

· ani ważne ani pilne.

W myśl tej zasady należy podzielić nasze zadania na dany dzień (czy inny okres czasu) na te cztery kategorie, naj­pierw zabrać się za ważne i pilne, po­tem za ważne, potem za pilne a na końcu za pozostałe. Już widzę pytania: Jak to? Skoro coś jest pilne (chociaż nie jest ważne), to znaczy, że muszę to już wykonać. Niby tak. Jeśli jednak nie znajdziemy czasu na zadania ważne (ale jeszcze nie pilne) to za jakiś czas staną się one zadaniami ważnymi i pilnymi. A jeśli mamy same zadania ważne i pil­ne to mamy sytuację kryzysową. Trzeba więc umieć znaleźć czas na zadania ważne choć nie pilne, czyli np. na za­planowanie przyszłych prac, zastano­wienie się czy to co robimy jest dobre itp. Z drugiej strony cześć zadań pil­nych (ale nie ważnym) zapewne uda się nam przełożyć. Np. czasami gdy umó­wiłem się z kimś na coś, a dzisiaj widzę, że mam mnóstwo innych ważniejszych zadań to po prostu dzwonię do niego i przedstawiając moją sytuację propo­nuję inny termin spotkania.

Ta zasada jest bardzo podobna do krążącej kiedyś po Internecie opowieści o dzbanie i kamieniach. Kiedyś pewien profesor miał w ciągu 5 minut wygłosić wykład o efektywnym zarządzaniu cza­sem. Wziął więc dzban, wypełnił go po brzegi dużymi kamieniami i spytał czy dzban jest pełen? Potem powiedział, że nie i dopełniał go mniejszymi kamie­niami, żwirem, piaskiem a na końcu wodą. Gdy dzban był już pełen (po do­pełnieniu wodą) zapytał jaki jest wnio­sek z tego doświadczenia i po różnych odpowiedziach rzekł, że chodzi tu o to, aby najpierw włożyć do dzbana kamie­nie, bo potem się to już nie uda. Ka­mienie – sprawy ważne trzeba zaplano­wać i trzymać się tego planu, bo inaczej zabraknie nam na nie czasu.

No dobrze, a co jeśli jednak więk-szość (jak nie wszystko) z naszych zadań to sprawy ważne i pilne? Wtedy mamy sytuację kryzysową. Możemy spróbo-wać w niej:

1. stworzyć pisemną listę czynności do wykonania;

2. przejrzeć tę listę i odrzucić lub prze­łożyć na później czynności które nie muszą być teraz zrobione (bo np. nic się nie stanie jak ich nie zrobimy al­bo skutek ich nie zrobienia będzie mały);

3. przekazać innym czynności, które mogą być zrobione przez inne oso­by;

4. zauważyć czynności, które można zrobić mniej dokładnie a szybciej;

5. starannie wybrać priorytety i zapla­nować priorytetowe działania (najle-piej pisemnie);

6. poinformować wszystkich zaangażo­wanych o terminie wykonania zada­nia i sposobach zmniejszenia naga­tywnych dla nich skutków opóźnie­nia;

7. zaplanować odpoczynek / regenera­cję sił po uporaniu się z kryzysem.

Przy planowaniu swojego dnia war­to jeszcze pamiętać, że nasz rytm biolo­giczny decyduje o naszej aktywności. Ta aktywność podlega wahaniom w ciągu dnia. Statystycznie nasza krzy­wa aktywności ma dwa maksima: wyż­sze gdzieś koło 11:00 i niższe gdzieś koło 20:00. Gdzieś koło 15:00 mamy spadek i być może również dla tego w niektórych kulturach jest czas na po­obiednią drzemkę.

Spróbuj teraz wyobrazić sobie siebie w czasie. Gdzie jest przeszłość? Gdzie przyszłość? Jak przebiega linia czasu?

Możemy wyróżnić trzy struktury czasu:

· „poprzez czas” – linia przebiega z jednej strony na drugą, na ogół z lewej (przeszłość) na prawą (przyszłość);

· „w czasie” – linia przebiega z tyłu (przeszłość) do przodu (przyszłość)

· „pomiędzy czasami” – obrazy punk­ty w różnych miejscach, umieszczo­ne zazwyczaj z przodu osoby.

Ludzie „poprzez czas” cenią sobie punktualność, potrafią planować, wy­magają od siebie i innych, ale mają kło­poty z przeżywaniem tu i teraz. Świet­nie więc planują, ale raczej są obserwa­torami życia, niż uczestnikami tego, co dzieje się wokół nich.

Ludzie „w czasie” skupieni są na te­raźniejszości, jest ona dla nich ważniej­sza i bardziej realna niż przyszłość. Po­trafią skupić się na bieżącej chwili lub bieżącym zadaniu i całkowicie mu się oddać. Ale mają kłopoty z planowa­niem (dla nich przyszłość to sekwencja „przyszłych” teraz i trudno ocenić im terminy przyszłych zdarzeń (kolacja bę­dzie po obiedzie, a obiad po śniadaniu, a nie kolacja będzie około 19:00, obiad około 13:00 a śniadanie około 8:00). Mają tendencję do przedłużania spo­tkań i spóźniania się.

Ludzie „pomiędzy czasami” mają jednoczesny dostęp do wielu zdarzeń z różnych okresów i mogą je porówny­wać zaznaczając podobieństwa i różni­ce, aby tym razem zrobić cos lepiej. Z drugiej strony często kółko analizują czy podjęły właściwą decyzję.

Warto spróbować odnaleźć swój typ i próbować go „przełączać” gdy mamy do wykonania konkretną czynność („przez czas” dla planowania, „w cza­sie” dla dobrego skupienia się na obec­nym zadaniu czy „pomiędzy czasami” dla przeanalizowania przypadku na podstawie naszych doświadczeń). I war­to pamiętać, że druga osoba może mieć inny sposób doboru czasu i to może utrudniać nam porozumienie się. Wtedy też może pomóc „przełączenie się” na jej sposób patrzenia na czas.

Philip Zimbardo i John Boyd w swojej książce „Paradoks cza­su” (Wydawnictwo Naukowe PWN SA, War­szawa 2009) wyróżnili kilka per­spektyw postrzegania czasu:

· przeszłościowo-pozytywna

· przyszłościowa

· teraźniejszo-hedonistyczna

· przeszłościowo-negatywna

· teraźniejszo-fatalistyczna.

Chodzi o to czy skupiamy się na przeszłości, teraźniejszości i przyszłości i czy widzimy głównie rzeczy dobre i przyjemne czy też złe i obawy. Auto­rzy w swojej książce proponują kwestio­nariusz pomagający określić poziom każdej z tych perspektyw u czytelnika i sugerują, że optymalna mieszanka to:

· wysoka perspektywa przeszłościo­wo-pozytywna

· umiarkowanie wysoka perspektywa przyszłościowa

· umiarkowanie wysoka perspektywa teraźniejszo-hedonistyczna

· niska perspektywa przeszłościowo--negatywna

· niska persp­ektywa teraźniejszo-fatalistyczna.

Jest to optymalne, bo poczucie po­zytywnej przeszłości daje przeświadcze­nie o naszej sile, umiejętności i pozwala wierzyć w pozytywne zakończenie róż­nych spraw. Dzięki perspektywie przy­szłościowej możemy planować, przewi­dywać i dzięki temu znajdować siłę i sposoby na realizację celi i rozwiązy­wanie problemów. A umiejętność he­donistycznego czerpania przyjemności z „zanurzenia się w teraźniejszości” daje energię i siłę do życia.

Ostatni temat, który chciałbym tutaj poruszyć to asertywność. Dawniej przedstawiając to pojęcie tłumaczono je jako – masz prawo do swojego zdania, więc je powiedz i broń go. I potem czę­sto mówiono, że lepiej by było by ktoś nie był taki asertywny, bo stawał się konfliktowy. Ale tak naprawdę w aser­tywności chodzi o coś nieco innego. Każdą sytuację w której jest zaangażo­wanych dwoje ludzi można przypisać do jednej z poniższych ocen:

· obydwoje są zadowoleni;

· osoba 1 jest zadowolona a osoba 2 nie;

· osoba 2 jest zadowolona a osoba 1 nie;

· obydwoje są niezadowoleni.

Prawidłowa asertywność to próba, że gdy ja jestem zadowolony a druga osoba nie to szukam sytuacji abyśmy obydwoje byli zadowolenia. Gdy ja je­stem niezadowolony a druga osoba w tej sytuacji jest zadowolona to pokazuję jej, że jednak to nie jest dobra sytuacja dla niej (staram się aby ona też była niezadowolony). Bo mamy poszukać rozwiązania, w którym obydwoje wygramy (w przeciwieństwie do rozwiązania gdzie jest zwycięzca i prze­grany lub kompromisu gdzie de facto będą obaj przegrani – on chciał na wa­kacje w góry, ona nad morze więc są w Ciechocinku).

Jak spróbować przeprowadzić oso­bę która jest zadowolona, w sytuacji gdy ja jestem niezadowolony, w stan, że jej zadowolenie znika?

Możemy spróbować przekazać jej fakty, konsekwencje i nasze uczucia. Jeśli ten komunikat nie pomaga, to możemy za drugim razem powtórzyć go z naszymi oczekiwaniami. Nie zaw­sze to pomoże, ale zwiększa nasze szanse. Np. gdy syn rano bawi się kloc­kami zamiast szykować do szkoły może­my powiedzieć: „Kiedy ktoś bawi się klockami tuż przed pójściem do szkoły (to były fakty) obawiam się, że (to są moje uczucia) że może nie zdążyć na lekcje (to są konsekwencje).” A gdy to nie pomaga to możemy powtórzyć: „Kiedy ktoś bawi się klockami tuż przed pójściem do szkoły obawiam się, że może nie zdążyć na lekcje. (i teraz oczekiwania) Chcę abyś nie bawił się klockami rano jak jest mniej niż 15 mi­nut do wyjścia do szkoły.

Czas zająć się naszym czasem. Po­wodzenia.